Comment créer une signature e-mail professionnelle sur Outlook ?
- Mathieu RAYMOND
- il y a 4 jours
- 3 min de lecture
Lorsque vous envoyez un e-mail, votre signature est la touche finale qui donne une impression professionnelle à votre correspondance. Sur Outlook, il est facile de créer une signature personnalisée, mais il est important de le faire de manière professionnelle. Dans ce tutoriel, nous allons vous guider pas à pas pour créer une signature e-mail efficace et professionnelle sur Outlook.
Étape 1 : Ouvrir Outlook 📂
La première étape consiste à ouvrir l'application Outlook sur votre ordinateur. Si vous utilisez la version en ligne, connectez-vous à votre compte Outlook via votre navigateur web.
Pour la version de bureau : Lancez Outlook en cliquant sur l'icône du programme.
Pour la version web : Accédez à Outlook.com et connectez-vous à votre compte.
Étape 2 : Accéder aux paramètres de signature ⚙️
Une fois que vous êtes dans Outlook, vous devez accéder aux paramètres pour créer votre signature. Voici comment faire :
Version de bureau :
Cliquez sur l'onglet Fichier en haut à gauche.
Sélectionnez Options.
Dans la fenêtre Options Outlook, cliquez sur Mail dans la colonne de gauche.
Faites défiler vers le bas et cliquez sur le bouton Signatures... sous la section Composer des messages.
Version web :
Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée en haut à droite pour ouvrir les paramètres.
Sélectionnez Afficher tous les paramètres d'Outlook.
Sous l'onglet Mail, choisissez Composer et répondre.
Vous trouverez la section Signature de message.
Étape 3 : Créer votre signature ✍️
Vous êtes maintenant prêt à créer votre signature. Voici les éléments à inclure pour une signature professionnelle :
Nom et prénom : Utilisez votre nom complet pour personnaliser votre signature.
Titre ou fonction : Ajoutez votre poste ou fonction pour informer le destinataire de votre rôle.
Coordonnées : Incluez votre numéro de téléphone professionnel, votre adresse e-mail (si nécessaire) et le lien vers votre site web professionnel.
Entreprise : Si vous travaillez dans une entreprise, mentionnez son nom et son logo si possible.
L'URL de votre profil LinkedIn : Cela peut être utile si vous souhaitez que vos correspondants puissent en savoir plus sur vous.
Une phrase de bienvenue ou un message courtois : Par exemple, « Merci de votre temps » ou « À bientôt ».
Étape 4 : Personnaliser le format 🎨
Une fois que vous avez saisi toutes les informations, vous pouvez personnaliser l'apparence de votre signature :
Choisir la police : Utilisez une police lisible, comme Arial ou Calibri, avec une taille de 10 ou 12.
Ajouter des liens : Cliquez sur l'icône de lien 🔗 pour ajouter des URL, comme celles de votre site web ou de vos profils sociaux.
Insérer un logo : Si vous souhaitez ajouter un logo d'entreprise, cliquez sur l'icône de l'image 🖼️ pour télécharger votre logo (assurez-vous que le logo est de petite taille pour ne pas trop alourdir l'email).
Étape 5 : Définir la signature par défaut ✅
Il est important de définir votre signature par défaut, pour que celle-ci apparaisse automatiquement dans tous vos nouveaux messages et réponses.
Version de bureau :
Dans la fenêtre Signatures et papiers à lettres, sous la section Choisir la signature par défaut, sélectionnez votre signature pour les nouveaux messages et les réponses/transferts.
Version web :
Dans la section Signature de message, cochez la case pour insérer automatiquement votre signature dans les nouveaux e-mails et réponses.
Étape 6 : Enregistrer votre signature 💾
Après avoir terminé la personnalisation de votre signature, cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Étape 7 : Tester votre signature 🔍
Pour vous assurer que tout fonctionne correctement, envoyez un e-mail test à vous-même. Vérifiez si la signature est bien ajoutée à votre message, et si l’apparence est correcte.
Conclusion 🎯
Créer une signature e-mail professionnelle sur Outlook est simple et rapide, mais cela peut faire toute la différence en termes d'image professionnelle. Avec une signature claire et bien structurée, vos correspondances paraîtront plus professionnelles et cohérentes.
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